Theo dõi email gửi và quota của relay chung

Mỗi email hệ thống gửi đi được ghi lại một dòng. Platform admin xem được lượng gửi trong 24 giờ qua so với quota 2.000 của Gmail relay, và tenant admin xem được số email của riêng tenant mình.

SP-767 · 1 tháng 10 năm 2026

Chế độ tối

Trạng thái tính đến 1 tháng 10 năm 2026

Giai đoạn

Đang review. PR #509 còn mở. Chưa merge vào main, chưa lên beta, chưa có trong tag production. CI đã xanh, chưa có quyết định review.

PR

#509 chứa toàn bộ thay đổi: ledger, quota, ba endpoint, trang Email usage và phần Email của tenant trong platform admin, phần Email trong Usage của LMS.

Ticket

SP-767, hiện ở trạng thái Backlog.

Dữ liệu

Toàn bộ ảnh chụp và video đến từ một stack local với dữ liệu mẫu. Tên và số liệu không có thật.

Ngoại lệ

Một lần gửi email thật, bị lỗi vì SMTP không kết nối được. Dòng ledger của lần gửi đó là thật. Xem phần bằng chứng.

Tại sao cần thay đổi này

Mọi email hệ thống gửi qua một Gmail relay chung, trừ khi tenant tự cấu hình SMTP riêng. Google Workspace giới hạn tài khoản relay này ở 2.000 email trong mỗi 24 giờ trượt.

Trước đây không ai xem được mình đã dùng bao nhiêu phần của giới hạn đó. Khi email bắt đầu lỗi, không có số liệu để biết đó là do chạm giới hạn hay do nguyên nhân khác. Giờ đã có số liệu cho việc này.

Thay đổi gì, trong một hình

Video demo

Khoảng 1 phút 43 giây, không có tiếng, giao diện tiếng Việt. Chấm xanh là con trỏ chuột.

Cách dùng cho platform admin

Đây là quy trình khi bạn muốn kiểm tra relay chung đang dùng bao nhiêu quota.

1. Mở trang Email usage

   Trong menu bên trái, nhóm "Nền tảng", chọn "Mức sử dụng email" (Email usage trong bản tiếng Anh). Trang mở ở tháng hiện tại.

   

2. Đọc bốn tile

   Tile đầu tiên là con số quan trọng nhất. Nó cho biết số email gửi qua relay chung trong 24 giờ qua và phần trăm so với quota.

   

3. Xem biểu đồ theo ngày

   Biểu đồ "Số email gửi mỗi ngày" cho thấy số email gửi qua relay chung trong từng ngày của tháng, theo giờ UTC.

   

4. Xem bảng theo tenant

   Bảng "Theo tổ chức" chia số email tháng đó theo tenant. Nó có ba cột đếm là "Máy chủ email chung", "SMTP riêng" và "Gửi lỗi".

   

5. Chọn tháng trước

   Dùng mũi tên cạnh tên tháng để xem các tháng cũ. Tile 24 giờ qua không đổi khi bạn đổi tháng, vì nó luôn tính lùi từ bây giờ.

   

6. Xem từng tenant

   Mở một tenant, vào tab "Mức sử dụng" (Usage tab), kéo xuống phần "Email". Phần này có ba tile riêng của tenant đó.

   

   

7. Xem hoặc đổi quota

   Vào "Cấu hình" (Config), tìm "Platform email daily quota". Giá trị mặc định là 2000. Bạn sửa ngay trên dòng đó, không có hộp thoại xác nhận. Nút "Lưu" chỉ sáng lên khi giá trị đã đổi.

   

   

8. Quay lại xem phần trăm mới

   Phần trăm đổi ngay theo quota mới. Số email không đổi.

   

Phần dành cho tenant admin

Trang "Mức Sử Dụng" trong LMS có thêm phần Email. Phần này chỉ có số đếm của tenant mình. Nó không có quota và không có phần trăm. Đây là chủ ý. Tenant admin không cần biết quota của relay chung, và số đó là việc của platform admin.

1. Mở trang sử dụng

   Đăng nhập LMS với quyền admin của tenant, vào "Mức Sử Dụng", kéo xuống phần "Email".

   

2. Xem biểu đồ

   Bên dưới có biểu đồ số email mỗi ngày và biểu đồ cột "Email đã gửi · 6 tháng qua".

   

Đọc màn hình

Bốn tile của platform admin

Các hàng của bảng "Theo tổ chức"

Ba số trong cột ví dụ là máy chủ email chung, SMTP riêng và gửi lỗi, theo thứ tự các cột của bảng.

Vì sao tin được số liệu

• Mỗi lần gửi có đúng một dòng. Dòng được ghi sau khi gửi xong, với kết quả thật là gửi được hoặc lỗi.
• Ghi ledger không làm hỏng việc gửi. Nếu việc ghi bị lỗi, email vẫn đi. Hệ thống chỉ ghi một cảnh báo vào log.
• Trang và API cho cùng một số. Số trên trang khớp với phản hồi của API và với truy vấn kiểm tra chạy trực tiếp trên dữ liệu mẫu, ở mọi màn hình đã chụp.

Bằng chứng từ dữ liệu

Giới hạn và lưu ý

Cách số liệu được tính

• Số đếm là email, không phải người nhận. Hiện mỗi lần gửi chỉ có một người nhận, nên hai số bằng nhau. Nếu sau này có email gửi cho nhiều người cùng lúc, hãy xem lại cách Google tính giới hạn.
• Cửa sổ 24 giờ là cửa sổ trượt. Nó luôn tính lùi 24 giờ từ lúc bạn mở trang, không phải từ nửa đêm. Vì vậy tile này không đổi khi bạn chọn tháng khác.
• Đạt quota không chặn gì cả. Quota chỉ dùng để tính phần trăm. Email vẫn được gửi. Nếu Google từ chối, lần gửi đó sẽ hiện trong "Gửi lỗi". Hiện chưa có cảnh báo tự động.
• Giá trị quota do người dùng nhập. Hệ thống không đọc giới hạn từ Google. Nếu Google Workspace đổi giới hạn, platform admin phải sửa lại trong "Cấu hình".
• Lịch sử bắt đầu từ ngày deploy. Email gửi trước đó không có trong ledger và không được bổ sung sau. Các tháng cũ hơn ngày deploy sẽ hiện 0.
• Ghi ledger là cố gắng hết sức. Nếu việc ghi lỗi, email vẫn đi nhưng không có dòng. Số liệu có thể thấp hơn thực tế một chút trong trường hợp đó.
• Tháng tính theo giờ UTC. Ngày cuối tháng và ngày đầu tháng có thể lệch vài giờ so với giờ Việt Nam. Ngoài ra trang luôn mở ở tháng hiện tại, nên sau 0 giờ UTC ngày 1 tháng 10, các số tháng 9 trong ảnh chụp cần chọn lại bằng mũi tên tháng.

Điểm chưa gọn trên giao diện

Các điểm sau đã thấy lúc chụp. Chưa sửa điểm nào, và không điểm nào làm sai số liệu.

• Tile thứ hai luôn ghi "tháng này". Khi bạn chọn tháng 8, tile vẫn ghi "Đã gửi tháng này", dù số 9.714 là của tháng 8. Hai tile sau không ghi tháng nào.
• Hàng "Tổ chức đã xóa" là một liên kết. Nó trỏ tới trang của một tenant không còn tồn tại. Chưa ai bấm thử, nên có thể nó ra trang lỗi.
• Hai app định dạng số khác nhau. Platform admin hiện 1,240 theo kiểu tiếng Anh. LMS hiện 4.945 theo kiểu tiếng Việt. Trang báo cáo này dùng kiểu tiếng Việt cho mọi số trong chữ.
• Hai biểu đồ cùng tên, khác nội dung. "Số email gửi mỗi ngày" ở trang của platform admin chỉ đếm relay chung. Cùng tên ấy ở tab "Mức sử dụng" của tenant đếm cả hai cách gửi. Dòng mô tả dưới tiêu đề có nói rõ.
• Bảng "6 tháng qua" của tenant không có cột "Gửi lỗi". Các tile phía trên thì có. Muốn biết số lỗi của tháng cũ, hiện chưa xem được ở đây.
• Biểu đồ cột 6 tháng trong LMS không có chú thích màu. Khi một nhóm bằng 0, người đọc phải đưa chuột lên cột để biết màu nào là nhóm nào.
• Nhãn quota trong "Cấu hình" bằng tiếng Anh. Nhãn và mô tả đều là tiếng Anh dù giao diện là tiếng Việt. Mọi mục cấu hình khác cũng vậy, nên đây là cách làm sẵn có, không phải chuỗi bị thiếu.

Quyết định đã chốt

Việc còn lại

1. Chưa chạy browser QA trên beta. Báo cáo này dựa trên một stack local với dữ liệu mẫu. Nó chứng minh code chạy đúng, chưa chứng minh bản đã deploy chạy đúng. Trước khi merge hoặc sau khi lên beta, cần đi qua cả hai app bằng dữ liệu thật.
2. Chưa có cảnh báo và chưa có chặn gửi. Trang chỉ cho thấy số liệu. Nếu muốn báo khi vượt 80% quota, hoặc dừng gửi ở 100%, cần làm riêng.
3. Merge PR #509. Migration chỉ thêm bảng mới nên bản app cũ vẫn chạy được.
4. Sau khi lên production, kiểm tra giá trị quota có khớp giới hạn của Google Workspace hay không. Đổi trong "Cấu hình" nếu khác.
5. Quyết định sửa các điểm chưa gọn ở trên trong PR này hay tách ticket riêng.
6. Chuyển SP-767 sang Testing sau khi chạy trên beta, và sang Done khi đã có trong tag production.